(texte approuvé par le bureau de la FEP du 06 mars 2023)
1/ Définition :
Les cercles thématiques sont l’appellation d’usage des anciennes commissions, telles que définies dans les statuts de la Fédération.
Ils sont des lieux de réflexion, de débat et de production d’idées ou d’événements rassemblant des membres engagés autour de l’accueil d’un même public.
Le nombre de cercles et leur thématique sont définis par le conseil d’administration en fonction des objectifs stratégiques et de la possibilité d’identifier un référent. Un bilan de leur fonctionnement est réalisé à minima à chaque renouvellement du conseil d’administration (tous les 3 ans).
Le CA peut décider de faire évoluer les orientations d’un Cercle, dont les objectifs ou les travaux ne correspondraient plus aux missions et aux axes stratégiques de la gouvernance ou par manque de moyens humains (référent politique ou d’animateur).
2/ Vocation :
Les Cercles contribuent aux trois missions de la FEP :
- - Relier et animer : être un lieu de rencontres, d’échanges et de partage d’expérience autour de l’accueil d’un même public : personnes âgées, personnes en situation de précarité, enfance protégée…
- - Explorer et co-construire : écouter le terrain et nourrir une réflexion collective dynamique pour donner du sens à l’action, être en dialogue avec des experts, organiser des actions communes…
- - Interpeller et contribuer : participer à construire la parole publique de la FEP et être un support du plaidoyer en remontant les situations de terrain et en élaborant une réflexion de fond sur les enjeux de société . Cependant, les cercles n’ont pas vocation à prendre publiquement des positions politiques sur les thématiques abordées, rôle qui revient au conseil d’administration. Ils ont un rôle consultatif.
3/ Organisation :
- - Les référents de Cercles :
Le CA du 28 juin 2019 a décidé de nommer des référents pour les principales thématiques dans lesquelles sont engagés les membres de la FEP : Personnes âgées ; Accueil de l’étranger ; Jeunesse protégée ; Handicap ; Précarités.
Ces référents, experts dans leur domaine, sont les interlocuteurs de la présidente, la déléguée générale et du bureau, pour les aider à répondre aux interpellations des membres ou des partenaires extérieurs, à concevoir le plaidoyer, et à conseiller le Conseil d’administration dans les orientations politiques prises par la FEP.
Les référents sont nommés par le CA par période de 3 ans (d’une AG élective à l’autre, ils sont renouvelables), ils sont de préférence administrateurs de la FEP, mais peuvent également être choisis parmi les membres, avec l’accord du Conseil d’Administration. Dans ce cas, ils sont invités permanents au CA de la FEP.
Pour accompagner le référent dans l’organisation et l’animation du Cercle, la déléguée générale désigne un(e) salarié(e) de l’équipe co-animateur du Cercle, qui consacre une partie de son temps, définie au préalable, à cette mission et travaille en binôme avec le référent du Cercle.
- - La composition des Cercles :
Pour le Cercle qu’il anime, et en dialogue avec la DG, la gouvernance et l’animateur, chaque référent identifie des personnes qualifiées membres de la FEP et experts extérieurs pour constituer un comité de pilotage (Copil).
Composé de 8-10 personnes maximum, ce Copil définit un programme de travail sur l’année à venir : sujets d’étude, production envisagée, événements à organiser, invités à contacter…
La constitution de chaque Copil et le programme d’action annuel de chaque Cercle sont soumis à l’approbation du bureau et du CA.
Une fois le programme validé, le Copil élargira son périmètre pour informer l’ensemble du Cercle, c’est-à-dire tous membres de la Fédération concernés par la thématique, du calendrier et du programme, et les inviter à participer aux rencontres ou aux événements, à distance ou en présentiel. Il veillera également à associer et impliquer des personnes accueillies ou accompagnées sur la thématique qui le concerne.
Chaque Cercle organise son travail comme il le souhaite, et s’appuie pour cela sur les moyens mis à disposition par la FEP : salles de réunion, conférences téléphoniques, repas, appuis techniques en cas d’organisation d’événements…
Le budget dédié aux Cercles est discuté chaque année au moment de la préparation budgétaire Les Cercles n’ont pas de budget de propre, les éventuelles dépenses engagées sont soumises à l’accord de la Déléguée générale et/ou du bureau.
- - Restitution et suivi des travaux
A chaque Conseil d’administration, dans les actualités, un temps est dédié aux Cercles.
Au minimum une fois par an, et chaque fois que l’actualité le justifie, le référent et l’animateur présentent au Conseil le travail du cercle, la synthèse des enjeux et priorités du secteur et les recommandations sur les sujets abordés. Les textes produits sont soumis au vote du CA, ils deviennent alors textes de référence pour les prises de position de la FEP et sont diffusés à tous les adhérents qui peuvent s’en saisir comme support pour leur propre plaidoyer.
Au terme des 3 ans, un bilan de l’action des Cercles est réalisé afin de décider de leur éventuelle évolution.
Il est nécessaire de communiquer largement et régulièrement sur les Cercles afin que les membres aient connaissance de leur existence et soient encouragés à y participer.
Les travaux des Cercles enrichissent le site internet et les autres médias internes de la Fédération et leur actualité est suivie par la lettre d’informations de la FEP publiée tous les 2 mois.
A plus moyen terme, et en fonction des moyens disponibles, une réflexion pourra être menée sur les outils qui permettraient d’optimiser la communication avec et entre membres d’un même Cercle (informations, base documentaire, plateforme collaborative, veille juridique…)
La FEP travaillant avec un vaste réseau de partenaires (FPF, FNISASIC, UNIOPSS, FAS, CAU, Secours Catholique, JRS…), le référent et co-animateur du Cercle veillent à créer du lien et encourager le dialogue avec les instances partenariales travaillant sur des sujets communs en accord avec la gouvernance de la FEP.
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